Personvernerklæring

1. Personopplysninger og registrerte personer

I denne personvernerklæringen betyr «Personopplysninger» all informasjon knyttet til en identifisert eller identifiserbar fysisk person (en «registrert»). En identifiserbar fysisk person er en som kan identifiseres, direkte eller indirekte, for eksempel ved henvisning til et navn, et identifikasjonsnummer eller nettidentifikatorer.

Personopplysninger er generelt kategorisert som enten «vanlige personopplysninger» eller «sensitive personopplysninger». Sensitive personopplysninger er alltid konfidensielle og inkluderer rase eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøs eller filosofisk tro, fagforeningsmedlemskap, genetiske og biometriske data, helse og seksuell orientering. Vanlige personopplysninger er delvis konfidensielle, og inkluderer informasjon relatert til straffbare handlinger og nasjonale identifikasjonsnumre, informasjon om lønn, pensjon, gjeld, søknadsmateriale osv., og alle andre typer vanlige personopplysninger, inkludert navn, kundenummer, (virksomhets) kontaktinformasjon som e-post og telefonnummer, bilder, IP-adresse og annen bruksinformasjon samlet inn via informasjonskapsler.

Denne personvernerklæringen gjelder alle personopplysninger om enkeltpersoner som Universal Robots samler inn og behandler, inkludert ansatte, besøkende, kunder, leverandører (inkludert tredjeparts tjenesteleverandører), andre interessenter og brukere av Universal Robots' nettsteder og tjenester.

2. Personvernprinsipper

Universal Robots overholder følgende prinsipper for å sikre beskyttelse av personopplysninger i samsvar med GDPR:

Formålsbegrensning - Universal Robots kan bare samle inn og behandle personopplysninger, inkludert sensitive data (hvis disse eksisterer) for spesifiserte, eksplisitte og legitime formål som er relevante for Universal Robots' virksomhet.

Lovlighet, rettferdighet og transparens - Personopplysninger må behandles lovlig, rettferdig og på en transparent måte i forhold til den registrerte. Når det er lovpålagt, vil Universal Robots informere den enkelte om formålet med behandlingen av personopplysninger, rettigheten til å få rettet, slettet eller blokkert personopplysninger, og om identiteten til selskapet som er ansvarlig for innsamling og behandling av personopplysninger.

Dataminimalisering - Universal Robots kan bare samle inn og behandle personopplysninger som er tilstrekkelige, relevante og begrenset til det som er nødvendig i forhold til formålene de behandles for.

Nøyaktighet - For å sikre at prosessene med personopplysninger er nøyaktige, må Universal Robots sørge for at personopplysninger blir gjennomgått og oppdatert med jevne mellomrom, der det er hensiktsmessig.

Lagringsbegrensning - Personopplysninger må bare lagres i den tiden det tar å oppfylle formålet, eller som foreskrevet i loven.

Integritet og konfidensialitet - Ved behandling av personopplysninger, er det viktig at slike personopplysninger blir ivaretatt ved tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å minimere risiko, for eksempel for tap av data, uautorisert tilgang, ødeleggelse og utilsiktet utlevering.

Grenseoverskridende overføring av data - Det gjelder spesifikke regler når Universal Robots overfører personopplysninger fra EU/EØS til tredjestater eller internasjonale organisasjoner som diskutert nærmere i avsnittet om dataoverføring nedenfor.

Ansvar - For å sikre at behandlingen av personopplysninger utføres i samsvar med GDPR, har Universal Robots implementert passende tekniske og organisatoriske tiltak som gjennomgås og oppdateres etter behov.

3. Eier og behandlingsansvarlig

Universal Robots er eier av («Eier») og behandlingsansvarlig («Behandlingsansvarlig») for personopplysningene som dekkes av denne personvernerklæringen.

Kontaktinformasjon:
Universal Robots A/S
CVR-nummer: 29138060
Energivej 25, 5260 Odense S, Danmark

Telefon: +45 89 93 89 89
Nettsted: https://www.universal-robots.com/

For spørsmål relatert til denne personvernerklæringen og behandling av personopplysninger, vennligst kontakt Universal Robots databeskyttelsesteam.

Universal Robots har kontorer over hele verden. Plassering og kontaktinformasjon for de forskjellige kontorene i verden finner du på Universal Robots' nettsted. 

Universal Robots morselskap er Teradyne Inc., som ligger på Riverpark Drive i North Reading, Massachusetts 01864, USA.

Overføring av personopplysninger, inkludert grenseoverskridende dataoverføring (fra ett land til et annet), mellom Universal Robots og dets tilknyttede selskaper, kontorer over hele verden, og morselskapet er i samsvar med gjeldende lov. Se mer informasjon i kapittelet om overføring av personopplysninger i denne personvernerklæringen.

4. Typer og formål for innsamling av personopplysninger

Universal Robots samler inn og behandler personopplysninger, inkludert sensitive data (hvis disse eksisterer) bare for spesifiserte, eksplisitte og legitime formål som er relevante for Universal Robots' virksomhet. Formålet med innsamling og behandling av personopplysninger avhenger også av typen registrerte. Ansvarlige avdelinger og deres ansatte som har tilgang til personopplysninger, må følge lovkravene, prinsippene i denne personvernerklæringen og interne retningslinjer.

Ansettelse. Universal Robots samler inn og behandler personopplysninger, inkludert sensitive data (hvis disse eksisterer) om søkere, kandidater og ansatte for ansettelsesformål og i samsvar med juridiske krav.

Besøkende. Universal Robots samler inn og behandler personopplysninger om besøkende inkludert navn, tittel (hvis aktuelt) og kontaktinformasjon av sikkerhetsmessige årsaker og registrerer slik informasjon i besøksloggen før de gir besøkende tilgang til Universal Robots-lokalene. 

Universal Robots nettstedbrukere. Universal Robots samler inn selv eller gjennom tredjeparter personopplysninger om nettstedbrukere, som kan omfatte: informasjonskapsler, bruksdata, navn, kontaktinformasjon og bedriftsinformasjon, hvis aktuelt. Dataene samles inn og behandles for markedsførings-, reklame- og analyseformål, og også for å kontakte nettstedets brukere, inkludert UR+-brukere, app-brukere og Universal Robots' Academy-brukere, til administrering av kontakter og til å sende meldinger, og til remarketing og atferdsmålretting.

Av hensyn til drift og vedlikehold kan Universal Robots og eventuelle tredjeparts tjenesteleverandører samle filer som registrerer en brukers interaksjon med nettstedet («Systemlogger»). Slike personopplysninger innhentes etter samtykke fra brukerne av nettstedet i tilfelle av bruksdata og samles automatisk på Universal Robots' nettsted. 

Nettstedet støtter ikke «Do Not Track»-forespørsler. For å avgjøre om noen av tredjepartstjenestene bruker Do Not Track-forespørsler, vennligst les personvernreglene deres. 

Brukere er ansvarlige for tredjeparts personopplysninger som er innhentet, publisert eller delt via nettstedet og bekrefter at de har tredjeparts samtykke til å gi disse personopplysninger til Universal Robots. Brukere som er usikre på hvilke personopplysninger som er obligatoriske, er velkommen til å kontakte Universal Robots databeskyttelsesteam.

Informasjonskapsler. Enhver bruk av informasjonskapsler – eller andre sporingsverktøy – av nettstedet og/eller eierne av tredjeparts tjenester som brukes av nettstedet, tjener det formål å tilby tjenester som kreves av brukeren, i tillegg til andre formål beskrevet i denne personvernerklæringen og i retningslinjene for informasjonskapsler.

Universal Robots bruker informasjonskapsler for å forstå og lagre brukerinnstillinger for fremtidige besøk og samle innsamlede data om nettstedstrafikk og nettstedsinteraksjon, slik at vi kan tilby bedre nettstedopplevelser og verktøy i fremtiden. Universal Robots kan inngå kontrakt med tredjeparts tjenesteleverandører for å hjelpe til med å forstå de besøkende på URs nettside bedre. Disse tjenesteleverandørene har ikke tillatelse til å bruke informasjonen som samles inn på Universal Robots' vegne, bortsett fra å bidra til å drive og forbedre Universal Robots' virksomhet.

Mer informasjon relatert til informasjonskapsler finner du i Retningslinjer for informasjonskapsler.

Markedsføring. Universal Robots samler inn og behandler personopplysninger (inkludert navn og kontaktinformasjon) om nåværende og nye kunder, forretningspartnere, leverandører, inkludert tredjeparts tjenesteleverandører, distributører, potensielle kunder og enkeltpersoner, nettstedbrukere og om personer som har registrert seg for å motta Universal Robots' nyhetsbrev eller annet elektronisk markedsføringsmateriell, samt i noen tilfeller for følgende formål: analyse, kontakt, administrasjon av kontakter og meldinger, remarketing og atferdsmålretting, reklame og utstillinger.

Slike personopplysninger samles inn og behandles i henhold til samtykke til å motta markedsføring. Universal Robots innhenter gyldig samtykke gjennom et nettskjema. Markedsavdelingen og andre involverte avdelinger må sørge for å innhente samtykke til å motta markedsføring før innsamling og behandling av slike personopplysninger.

Universal Robots kan bruke tredjeparter som en tjenesteleverandør for å sende ut markedsføringsinformasjon på vegne av dem, men bare i samsvar med gjeldende juridiske krav.

For markedsføringsformål kan Universal Robots dele personopplysninger (inkludert navn og kontaktinformasjon) med tredjeparter (f.eks. distributører, forretningspartnere og tilknyttede selskaper). Du finner en liste over distributører på UR sin nettside her. Ved forespørsel kan du også få tilgang til listen over andre tredjeparter.

For ytterligere spørsmål relatert til markedsføringsinformasjon, kontakt markedsavdelingen på marketing@universal-robots.com

Kontrakter, innkjøpsordre og andre transaksjonsavtaler. I forbindelse med salgs- og kjøpstransaksjoner samler og behandler Universal Robots personopplysninger, inkludert navn, kontaktinformasjon, leveringsdetaljer, korrespondanse og betalingsdetaljer som er nødvendige for å drive virksomhet og for å overholde forskrifter om eksport og andre juridiske forpliktelser.

Regnskap og økonomi.  Universal Robots samler inn personopplysninger for regnskaps- og økonomiske formål i samsvar med gjeldende krav. Denne informasjonen blir gitt til regnskapsavdelingen av andre interne avdelinger eller mottas direkte fra enkeltpersoner/selskaper og ansatte, og inkluderer informasjon som navn, adresse, firmanavn, registreringsnummer, betalingsdetaljer og bankdetaljer, leveringsadresse og annen obligatorisk informasjon.

Utdanningsprogrammer. Universal Robots Academy (“UR Academy”)  samler inn informasjon om enkeltpersoner/selskaper når de registrerer seg som brukere på opplæringssiden: https://academy.universal-robots.com/, eller når de bruker et selskap eller en annen brukerprofil på nettstedet, og UR Academy   samler inn data når enkeltpersoner deltar på UR Academy-plattformen ved å lese, skrive og evaluere innholdet som deles her, samt ved kjøp av fremmøtekurs. Universal Robots samler inn og behandler personopplysninger (inkludert kontaktinformasjon, tekniske data, URL-siden brukeren kom fra, URL-siden brukeren går til, nettleseren som brukes av brukeren, brukerens IP-adresse og brukerens IP-domeneinformasjon og informasjonskapsler) for følgende formål: for å lette brukernes bruk av URs nettsteder, tjenester og produkter, for å kontakte brukere som en del av URs kundeforhold og for å yte kundeservice og support, for å sende nyhetsbrev eller annet markedsføringsmateriell, undersøkelser osv., for å forfølge potensielle kunder og remarketing, atferdsmålretting og annonsering.

Rettslige skritt. I tilfelle av en tvist kan Universal Robots beholde personlig informasjon som er nødvendig for sin legitime interesse for å sikre at Universal Robots kan bringe eller forsvare juridiske krav i retten eller i de fasene som fører til en mulig rettslig handling. Universal Robots må muligvis dele denne informasjonen med tredjeparter, for eksempel forsikrings- og/eller juridiske rådgivere, og Universal Robots kan også være pålagt å avsløre personopplysninger etter forespørsel fra offentlige myndigheter.

Rapporteringssystem (varsling). Universal Robots respekterer fortroligheten til varslere og har flere kanaler på plass for slik rapportering, inkludert elektroniske/digitale systemer. Universal Robots samler inn og behandler personopplysninger i rapporteringssystemet med det formålet å utføre undersøkelser, og for å iverksette avhjelpende eller juridiske tiltak i samsvar med lovkrav og denne personvernerklæringen.

Samtykke og tilbaketrekking av samtykke. I den grad vår behandlingsaktivitet er basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst. Hvis du trekker tilbake samtykket ditt, slutter vi å behandle personopplysningene dine, med mindre og i den grad fortsatt behandling er tillatt eller påkrevd i henhold til gjeldende lov om personopplysninger eller annen gjeldende lov. Hvis du trekker tilbake samtykket ditt, vil det ikke påvirke lovligheten av behandlingen som ble utført før tilbaketrekningen.

Når personopplysninger behandles av offentlig interesse, i utøvelse av en offisiell myndighet som er overdratt til Universal Robots eller med et formål som gjelder de legitime interessene som Universal Robots forfølger, kan en person motsette seg slik behandling ved å gi en årsak knyttet til personens spesifikke situasjon for å rettferdiggjøre protesten. Hvis personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål, kan en person imidlertid motsette seg slik behandling når som helst uten å gi noen begrunnelse ved å kontakte databeskyttelsesteamet.

5. Juridisk grunnlag for behandling av personopplysninger

Universal Robots kan behandle personopplysninger hvis ett av følgende alternativer gjelder:

• Enkeltperson/selskap har gitt forhåndsgodkjenning til behandling av personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål. Merk: I henhold til enkelte lovverk kan Universal Robots ha lov til å behandle personopplysninger inntil den enkelte protesterer mot slik behandling («avslå»), uten å gjøre bruk av samtykke eller noe annet juridisk grunnlag. Dette gjelder imidlertid ikke når behandling av personopplysninger er underlagt europeisk personvernlovgivning;
• behandling av data er nødvendig for gjennomføring av en kontrakt og/eller for eventuelle forutgående kontraktslige forpliktelser derav
• behandling er nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser
• behandling av dine personopplysninger er nødvendig for å etablere, utøve eller forsvare juridiske krav
• behandling er relatert til en oppgave som utføres i allmennhetens interesse eller i utøvelse av offisiell myndighet som er overdratt til Universal Robots
• behandling er nødvendig for de legitime interessene som Universal Robots eller en tredjepart forfølger, hvis slike interesser ikke anses å overstyre individuelle/selskapets interesser eller grunnleggende rettigheter. Slike legitime interesser kan være Universal Robots interesse i å utvikle, markedsføre og selge produkter og tilby tjenester, forfølge og opprettholde forretningsforhold med kunder, leverandører, distributører, partnere og andre forretningsforbindelser.

Etter forespørsel vil Universal Robots gi informasjon for å avklare det spesifikke juridiske grunnlaget som gjelder for behandlingen, og særlig om levering av personopplysninger er et lovpålagt eller kontraktsmessig krav, eller et krav som er nødvendig for å inngå en kontrakt.

6. Sted og dataoverføring

Personopplysningene behandles på Universal Robots' kontorer og andre steder der partene som er involvert i behandlingen, er lokalisert. Spesifikke regler gjelder når Universal Robots overfører personopplysninger fra EU/EØS til tredjestater eller internasjonale organisasjoner. Ved overføring av personopplysninger til tredjestater eller internasjonale organisasjoner er Universal Robots forpliktet til å etablere passende garantier før overføringen, som i praksis etableres ved å legge inn EU-kommisjonens standard avtaleklausuler.

I samsvar med GDPR har Universal Robots inngått en databehandlingsavtale (DPA) og/eller en felles databehandlingsavtale (JDCA) og/eller avtaler med standard avtalevilkår (SCCs) med eksterne parter og tilknyttede selskaper, etter behov.

7. Lagringsperiode

Personopplysninger som samles inn av Universal Robots, skal behandles og lagres så lenge det kreves av formålet som personopplysningene er samlet inn for.  Universal Robots kan ha lov til å oppbevare personopplysninger i en lengre periode hvis Universal Robots har fått gyldig samtykke til behandlingsaktiviteten så lenge dette ikke er trukket tilbake. Videre kan Universal Robots være forpliktet til å oppbevare personopplysningene i lengre tid, når det er nødvendig for å utføre en juridisk forpliktelse eller å etablere, utøve eller forsvare et juridisk krav.

Når lagringsperioden utløper, skal personopplysningene slettes. Derfor kan rett til tilgang, rett til sletting, rett til rettelse og rett til dataportabilitet ikke imøtekommes etter at lagringsperioden er utløpt.

8. Informasjonssikkerhet og brudd på personopplysningssikkerheten

Universal Robots gjennomfører passende sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert tilgang, utlevering, endring eller uautorisert ødeleggelse av personopplysninger. Databehandlingen utføres ved hjelp av datamaskiner og/eller IT-aktiverte verktøy, i henhold til organisatoriske prosedyrer og moduser som er strengt relatert til de angitte formålene. For å beskytte personopplysningene dine, vurderer vi kontinuerlig risikoen som kan være forbundet med behandlingen av personopplysningene. Spesielt er vi oppmerksomme på å beskytte personopplysningene dine mot diskriminering, identitetstyveri, økonomisk tap, tap av omdømme og datakonfidensialitet.  For å unngå tap av personopplysninger tar vi kontinuerlig sikkerhetskopier av systemene våre, og vi bruker kryptering eller andre sikkerhetstiltak der det er nødvendig. Vi lærer også våre ansatte opp i håndtering av personopplysninger.

I tilfelle av avvik som innebærer høy risiko for rettighetene dine, vil vi varsle deg om avviket så snart som mulig under de gitte omstendighetene. «Brudd på personopplysningssikkerheten» (avvik) betyr brudd på sikkerheten som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert utlevering av eller tilgang til personopplysninger. Kort fortalt vil det være et brudd på personopplysningssikkerheten når personopplysninger blir tapt, ødelagt, avslørt uten riktig autorisasjon, eller hvis dataene blir gjort utilgjengelige. 

Hvis du opplever eller mistenker brudd på personopplysningssikkerheten, må du rapportere det til databeskyttelsesteamet og den juridiske avdelingen umiddelbart.

9. Enkeltpersoners rettigheter

Når det er lovpålagt, skal Universal Robots informere den enkelte om formålet med behandlingen av personopplysninger, retten til å få rettet, slettet eller blokkert personopplysninger, og om identiteten til selskapet som er ansvarlig for innsamling og behandling av personopplysninger. I alle andre tilfeller kan brukere forhøre seg med databeskyttelsesteamet for å finne ut hvilke rettigheter som gjelder dem.

Enkeltpersoner har følgende rettigheter:

• Tilbaketrekking av samtykke – retten til enhver tid å trekke tilbake tidligere gitt samtykke til behandlingen av personopplysninger.
• Motsette seg behandling av personopplysninger – retten til å motsette seg behandling av personopplysninger hvis slik behandling utføres på et annet lovlig grunnlag enn samtykke. Dette er beskrevet nærmere i det dedikerte avsnittet i denne personvernerklæringen.
• Tilgang til personopplysninger – retten til å vite om personopplysninger behandles av Universal Robots, få informasjon angående visse aspekter ved behandlingen og få en kopi av opplysningene som behandles.
• Verifisere og søke om retting – retten til å verifisere nøyaktigheten av personopplysninger og be om at de blir oppdatert eller rettet.
• Begrense behandlingen av personopplysninger – retten, under visse omstendigheter, til å begrense behandlingen av personopplysninger. I dette tilfellet vil ikke Universal Robots behandle nevnte personopplysninger for noe annet formål enn å lagre dem.
• Slette personopplysninger eller på annen måte fjerne – retten, under visse omstendigheter, til å få slettet personopplysninger fra Universal Robots.
• Få personopplysninger overført til en annen behandlingsansvarlig – retten, under visse omstendigheter, til å få personopplysninger sendt til en annen behandlingsansvarlig uten hindringer.
• Legge inn en klage – retten til å legge inn en klage for sin kompetente databeskyttelsesmyndighet.

10. Opplæring

For å forhindre brudd på gjeldende lov, forskrifter og bedriftsstandarder, organiserer Universal Robots formalisert GDPR-opplæring for sine ansatte i samsvar med en intern opplæringsplan. Opplæring i personvern kan gjennomføres via elektronisk kommunikasjon, webinarer eller personlig opplæring. Alle ansatte er opplært i grunnleggende GDPR-krav, og visse grupper har mer avansert opplæring i behandling av personopplysninger basert på forretningsbehov.

11. Pågående revisjon og overvåking

Gjennom en kombinasjon av ekstern og intern kontroll, løpende revisjon og overvåking, søker Universal Robots å opprettholde sikker behandling av data og forhindre tap av data. I tilfelle av revisjonsfunn, må den ansvarlige avdelingen lage en plan for utbedring, inkludert korrigerende og forebyggende tiltak, for å redusere risiko og bringe prosedyrer og retningslinjer i samsvar med lovkrav, bedriftsstandarder og denne personvernerklæringen.

12. Rapporteringssystem og kontaktinformasjon

Ved spørsmål og/eller mulige brudd på denne personvernerklæringen, vennligst kontakt databeskyttelsesteamet på:

Universal Robots A/S
Energivej 25
5260 Odense S
Danmark

Telefon: +45 89 93 89 89 (vennligst be om å få snakke med juridisk avdeling)
E-post: dataprotection@universal-robots.com

Enhver forespørsel kan rettes gratis og vil bli behandlet så raskt som mulig og alltid innen en (1) måned eller tidligere, hvis det kreves av gjeldende lov.

13. Endringer i denne personvernerklæringen

Universal Robots forbeholder seg retten til å endre denne personvernerklæringen. Den siste utgaven vil alltid være tilgjengelig på nettstedet vårt, og vi anbefaler på det sterkeste at du kontinuerlig sjekker og holder deg oppdatert på personvernerklæringen vår.

Versjon 1.2 - August 2020