Fortrolighedspolitik

Universal Robots A/S ("Universal Robots" eller "UR") tager behandlingen af personoplysninger meget alvorligt. Universal Robots sikrer en gennemskuelig behandling af personoplysninger i overensstemmelse med alle gældende love samt lokale og internationale bestemmelser, herunder EU's generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR"). Universal Robots beskytter personoplysninger samt privatlivets fred for enkeltpersoner inden for alle områder af sin virksomhed i overensstemmelse med vilkårene i denne politik for beskyttelse af personoplysninger ("fortrolighedspolitik").

1. Personoplysninger og registrerede personer

I forbindelse med denne fortrolighedspolitik dækker "personoplysninger" over enhver form for information, der er relateret til en identificeret eller identificerbar fysisk person (en "registreret person"). En identificerbar fysisk person er en person, der direkte eller indirekte kan identificeres via f.eks. sit navn, et identifikationsnummer eller andre online-identifikatorer.

Personoplysninger kategoriseres generelt set som enten "almindelige personoplysninger" eller "følsomme personoplysninger". Følsomme personoplysninger er altid fortrolige og kan eksempelvis omfatte en persons racemæssige eller etniske oprindelse, politiske holdninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger, fagforeningsmedlemskab, genetiske samt biometriske data, helbredsoplysninger og seksuelle orientering. Almindelige personoplysninger er delvist fortrolige og omfatter information om strafbare handlinger og nationale identifikationsnumre, information om en persons lønforhold, pension, gæld, ansøgningsmateriale osv. samt enhver anden type almindelig personoplysning, herunder navn, kundenummer, kontaktinformation (for vedkommendes virksomhed) såsom e-mailadresse og telefonnummer, IP-adresse og andre brugsoplysninger indsamlet via cookies.

Denne fortrolighedspolitik er gældende for alle personoplysninger om enkeltpersoner, herunder ansatte, besøgende, kunder, leverandører (herunder udbydere af tredjepartstjenester), andre interessenter samt brugere af Universal Robots' hjemmesider og tjenester, som Universal Robots indsamler og behandler.

2. Principper for beskyttelse af personoplysninger

Universal Robots overholder følgende principper for at garantere beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med GDPR:

Formålsbegrænsning – Universal Robots må kun indsamle og behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger (hvis nogen), såfremt disse skal bruges til specificerede, eksplicitte og legitime formål, som er relevante for Universal Robots' forretning.

Lovlighed, fair tilgang og gennemskuelighed – personoplysninger skal behandles i henhold til loven, og dette skal ske via en tilgang, der er fair og gennemskuelig for den registrerede enkeltperson. I de tilfælde, hvor det er juridisk påkrævet, vil Universal Robots informere den berørte enkeltperson om formålet med behandlingen af vedkommendes oplysninger, vedkommendes ret til at have sine personoplysninger berigtiget, slettet eller blokeret samt identiteten på det firma, der er ansvarlig for indsamling og behandling af personoplysningerne.

Dataminimering – Universal Robots må kun indsamle og behandle personoplysninger i et passende, relevant og begrænset omfang i henhold til formål, som de behandles for.

Nøjagtighed – for at sikre nøjagtigheden af processerne for behandling af personoplysninger, skal Universal Robots sikre, at personoplysninger gennemgås og opdateres med jævne mellemrum, når dette er relevant.

Lagringsbegrænsning – personoplysninger må kun gemmes i et tidsrum, der er passende for opfyldelse af deres formål, eller som foreskrevet ved lov.

Integritet og fortrolighed* – *under behandlingen af personoplysninger er det vigtigt, at disse beskyttes ved hjælp af passende sikkerhedsforanstaltninger for at minimere risici såsom tab af data, uautoriseret adgang, ødelæggelse eller utilsigtet videregivelse.

Dataoverførsel på tværs af landegrænser – specifikke regler er gældende, når Universal Robots overfører personoplysninger fra EU/EØS til lande uden for disse områder eller internationale organisationer som beskrevet yderligere i afsnittet om dataoverførsel nedenfor.

Ansvarlighed – for at sikre, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med GDPR, har Universal Robots implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som gennemgås og opdateres efter behov.

3. Ejer of dataansvarlig

Universal Robots er ejer ("ejer") og dataansvarlig ("dataansvarlig") for de personoplysninger, som denne fortrolighedspolitik omfatter.

Kontaktoplysninger:
Universal Robots A/S
CVR-nummer: 29138060
Energivej 25, 5260 Odense S, Danmark

Telefon: +45 89 93 89 89
Hjemmeside: https://www.universal-robots.com/

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne fortrolighedspolitik eller behandlingen af personoplysninger, bedes du venligst kontakte Universal Robots' databeskyttelsesteam.

Universal Robots har afdelinger over hele verden. Placerings- og kontaktoplysningerne for alle globale afdelinger forefindes på Universal Robots' hjemmeside.

Universal Robots er et datterselskab af Teradyne Inc., som er beliggende på Riverpark Drive, North Reading, Massachusetts 01864, USA.

Overførsel af personoplysninger, herunder overførsel på tværs af landegrænser (fra et land til et andet), mellem Universal Robots og tilknyttede virksomheder, globale afdelinger og moderselskabet sker i overensstemmelse med gældende lov. Se venligst flere detaljer om dette i afsnittet om overførsel af personoplysninger i denne fortrolighedspolitik.

4. Typer af personoplysninger samt formålet med indsamlingen af disse

Universal Robots indsamler og behandler kun personoplysninger, herunder følsomme oplysninger (hvis nogen), såfremt disse skal bruges til specificerede, eksplicitte og legitime formål, som er relevante for Universal Robots' forretning. Formålet med indsamlingen og behandlingen af personoplysninger afhænger også af typen af registrerede personer. De ansvarlige afdelinger og deres ansatte, som har adgang til personoplysninger, skal følge gældende lovkrav, principperne i denne fortrolighedspolitik samt interne retningslinjer.

**Beskæftigelse. **Universal Robots indsamler og behandler personoplysninger, herunder følsomme oplysninger (hvis nogen), om ansøgere, kandidater samt ansatte til beskæftigelsesmæssige formål og i overensstemmelse med gældende lovkrav.

Besøgende. Universal Robots indsamler og behandler personoplysninger om besøgende, herunder navn, titel (hvis relevant) og kontaktoplysninger, af sikkerhedsmæssige årsager og registrerer disse oplysninger i besøgsloggen, før de besøgende får adgang til Universal Robots' lokaliteter.

Brugere af Universal Robots' hjemmeside. Universal Robots indsamler selv eller via tredjeparter personoplysninger om brugere af virksomhedens hjemmeside, herunder cookies, brugsdata, navn, kontaktoplysninger og virksomhedsinformation, såfremt dette er relevant. Oplysningerne indsamles og behandles med henblik på markedsføring, reklame og analyse, mens de også anvendes til at tage kontakt til hjemmesidens brugere (herunder UR+-brugere, App-brugere og Universal Robots Academy-brugere), administrering af kontakter og afsendelse af beskeder, remarketing og adfærdsmæssig målretning af markedsføring.

Universal Robots og enhver udbyder af tredjepartstjenester kan indsamle filer, som sporer en brugers interaktion med hjemmesiden ("systemlogfiler"), til operationelle og marketingrelaterede formål. Sådanne personoplysninger erhverves ved indhentning af samtykke fra hjemmesidens brugere (i tilfælde af brugsdata) og indsamles automatisk på Universal Robots' hjemmeside.

Hjemmesiden understøtter ikke "Do Not Track"-anmodninger. Hvis du ønsker at afklare, om en udbyder af tredjepartstjenester efterkommer Do Not Track-anmodninger, bedes du venligst læse den pågældende udbyders fortrolighedspolitik.

Brugerne er ansvarlige for personoplysninger tilhørende tredjeparter, som indsamles, offentliggøres eller deles via hjemmesiden, og bekræfter, at de har den relevante tredjeparts samtykke til at videregive sådanne oplysninger til Universal Robots. Brugere, som er usikre på, hvilke personoplysninger der er obligatoriske, er velkomne til at kontakte Universal Robots' databeskyttelsesteam.

Cookies. Enhver brug af cookies eller andre sporingsværktøjer, som sker på hjemmesiden eller hos ejerne af tredjepartstjenester, som anvendes af hjemmesiden, sker med det formål at tilvejebringe de tjenester, som brugeren anmoder om, samt ethvert andet formål beskrevet i denne fortrolighedspolitik og i cookiepolitikken.

Universal Robots bruger cookies til at forstå og gemme brugerpræferencer samt indsamle aggregerede data om trafikken på hjemmesiden og brugernes interaktion med denne, således at vi kan levere en bedre oplevelse og bedre værktøjer i fremtiden. Universal Robots kan indgå kontrakt med udbydere af tredjepartstjenester for at forbedre vores forståelse af de besøgende på UR-hjemmesiden. Disse tjenesteudbydere har ikke tilladelse til at benytte informationer, som de indsamler på vegne af Universal Robots, medmindre disse anvendes til udøvelse eller forbedring af Universal Robots' forretning.

Ønsker du flere detaljer om cookies, bedes du venligst læse vores cookiepolitik.

Markedsføring. Universal Robots indsamler og behandler personoplysninger (herunder navn og kontaktoplysninger) om nuværende og nye kunder, forretningspartnere, leverandører (herunder udbydere af tredjepartstjenester), distributører, kundeemner og enkeltpersoner, hjemmeside-brugere og enkeltpersoner, som har tilmeldt sig Universal Robots nyhedsbreve eller andet elektronisk markedsføringsmateriale, mens indsamling og behandling i visse tilfælde også sker til følgende formål: analyse, kontakt, administrering af kontakter og afsendelse af beskeder, remarketing samt adfærdsmæssig målretning af markedsføring, reklamer og udstillinger.

Sådanne personoplysninger indsamles og behandles i henhold til markedsføringssamtykket. Universal Robots indhenter gyldigt samtykke via en onlineformular. Marketingafdelingen og andre involverede afdelinger skal sikre, at et markedsføringssamtykke er indhentet, før de indsamler og behandler sådanne personoplysninger.

Det er tilladt for Universal Robots at bruge tredjeparter som tjenesteudbydere til at udsende markedsføringsmateriale på sine vegne, men dette må udelukkende ske i overensstemmelse med gældende lovkrav.

Universal Robots kan, til markedsføringsformål, dele personoplysninger (herunder navn og kontaktoplysninger) med tredjeparter (f.eks. distributører, forretningspartnere og søsterselskaber). Du kan finde en liste over distributører på UR's hjemmeside her. Listen over andre tredjeparter kan udleveres på anmodning.

Har du yderligere spørgsmål vedrørende oplysninger anvendt til markedsføring, bedes du venligst kontakte marketingafdelingen på marketing@universal-robots.com.

Kontrakter, købsordrer og andre transaktionsaftaler. I forbindelse med sine salgs- og købstransaktioner indsamler og behandler Universal Robots personoplysninger, herunder navn, kontaktoplysninger, leveringsoplysninger, korrespondance og betalingsoplysninger, når disse er nødvendige for at kunne drive forretning og overholde eksportbestemmelser samt andre juridiske due diligence-forpligtelser.

Regnskab og finans.  Universal Robots indsamler personoplysninger til regnskabsmæssige og finansielle formål i overensstemmelse med gældende krav. Disse oplysninger videregives til regnskabsafdelingen af andre interne afdelinger eller modtages direkte fra de berørte enkeltpersoner, virksomheder eller ansatte og omfatter oplysninger såsom navn, adresse, virksomhedsnavn, registreringsnummer, betalingsoplysninger og bankinformation, leveringsadresse samt andre obligatoriske oplysninger.

Uddannelsesprogrammer. Universal Robots Academy (“UR Academy”) indsamler information fra enkeltpersoner/virksomheder, når de registrerer sig som brugere på uddannelseshjemmesiden, der har adressen https://academy.universal-robots.com/, eller når de benytter en brugerprofil tilhørende en virksomhed eller anden juridisk person på hjemmesiden, mens UR Academy også indsamler oplysninger, når enkeltpersoner gør brug af UR Academy-platformen ved at læse, forfatte og evaluere det indhold, som deles derpå, samt når de foretager køb af klasseundervisning. Universal Robots indsamler og behandler personoplysninger (herunder kontaktoplysninger, en brugers oprindelses-URL, brugerens destinations-URL, brugerens browser-type, brugerens IP-adresse, IP-domæneoplysninger samt cookies) med følgende formål: at facilitere brugeres anvendelse af UR's hjemmesider, tjenester og produkter, at kontakte brugere som en del af deres kundeforhold med UR og yde kundeservice samt support, at sende nyhedsbreve og andet markedsføringsmateriale, spørgeskemaundersøgelser osv., at opsøge nye kundeemner og udføre remarketing samt adfærdsmæssig målretning af markedsføring og reklamer.

Sagsanlæg. I tilfælde at en tvist kan Universal Robots opbevare personoplysninger, som er nødvendige for Universal Robots' legitime interesse i at sikre, at virksomheden på passende vis kan forsvare sig mod retskrav under en retssag eller i faserne op til et muligt sagsanlæg. Det kan være nødvendigt for Universal Robots at dele disse oplysninger med tredjeparter såsom forsikringsselskaber og/eller juridiske rådgivere, og Universal Robots kan også blive pålagt at videregive personoplysninger på anmodning fra offentlige myndigheder.

Rapporteringssystem (whistleblowing). Universal Robots respekterer whistlebloweres fortrolighed og har implementeret flere forskellige kommunikationskanaler til rapporteringer af denne art, herunder elektroniske/digitale systemer. Universal Robots indsamler og behandler personoplysninger i rapporteringssystemet med det formål at gennemføre undersøgelser samt tage afhjælpende handlinger eller træffe juridiske foranstaltninger i henhold til gældende lovkrav og denne fortrolighedspolitik.

Samtykke og tilbagetrækning af samtykke. Når vores behandlingsaktiviteter er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagetrække dette samtykke. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, vil vi indstille behandlingen af dine personoplysninger, medmindre og i det omfang at den fortsatte behandling er tilladt eller påkrævet i henhold til gældende persondatalovgivning eller anden gældende lovgivning. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil dette ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er sket forud for tilbagetrækningen.

Når behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af offentlighedens interesse, under udøvelsen af en offentlig myndighed tildelt Universal Robots eller med henblik på Universal Robots' legitime interesser, kan en enkeltperson gøre indsigelse mod en sådan behandling ved at oplyse årsagen dertil og udspecificere den situation, der ligger til grund for indsigelsen. Hvis personoplysninger imidlertid behandles med henblik på direkte markedsføring, kan en person til enhver tid og uden begrundelse gøre indsigelse mod en sådan behandling ved at tage kontakt til databeskyttelsesteamet.

5. Juridiske årsager til behandling af personoplysninger

Universal Robots kan behandle personoplysninger, hvis en af de følgende årsager er gældende:

  • Personen/virksomheden har givet forudgående samtykke til behandlingen af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål. Bemærk: I henhold til visse lovbestemmelser er det uden indhentning af samtykke eller uden at skulle henholde sig til andre følgende retsgrundlag tilladt for Universal Robots at behandle personoplysninger, indtil den berørte enkeltperson gør indsigelse mod en sådan behandling (“opt-out”). Dette gælder dog ikke, når behandlingen af personoplysninger er underlagt den europæiske databeskyttelseslovgivning;
  • behandlingen af personoplysninger er nødvendig for udførelsen af en kontrakt og/eller overholdelsen af enhver relevant forpligtelse forud for indgåelsen af en kontrakt;
  • behandlingen er nødvendig for at kunne overholde enhver juridisk forpligtelse;
  • behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for at kunne fastslå, udøve eller forsvare ethvert retskrav;
  • behandlingen er relateret til en opgave, som udføres i offentlighedens interesse eller under udøvelsen af en offentlig myndighed tildelt Universal Robots;
  • behandlingen er nødvendig af hensyn til Universal Robots' eller en tredjeparts legitime interesser, såfremt sådanne interesser ikke tilsidesætter de berørte enkeltpersoners/virksomheders interesser eller grundlæggende rettigheder. Som eksempel på sådanne legitime interesser kan nævnes Universal Robots' interesse i at udvikle, markedsføre og sælge produkter samt virksomhedens interesse i at levere sine tjenester og etablere samt opretholde forretningsforhold med kunder, leverandører, distributører, partnere og andre forretningsforbindelser.

På anmodning vil Universal Robots give oplysninger, der præciserer det specifikke lovgrundlag for behandlingen samt særligt specificerer, hvorvidt tilvejebringelsen af personoplysninger er et lov- eller kontraktbestemt krav eller et krav, der er nødvendigt at overholde for at kunne indgå en kontrakt.

6. Placering og dataoverførsel

Personoplysninger behandles på Universal Robots' lokaliteter samt andre steder, hvor de parter, som tager del i behandlingen, er placeret. Specifikke regler er gældende, når Universal Robots overfører personoplysninger fra EU/EØS til lande uden for disse områder eller internationale organisationer. Ved overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS eller internationale organisationer er Universal Robots forpligtet til at indføre passende sikkerhedsforanstaltninger forud for overførslen, hvilket i praksis sker ved overholdelse af Europakommissionens standardkontraktbestemmelser.

I overensstemmelse med GDPR har Universal Robots indgået databehandlingsaftaler (DPA'er) og/eller aftaler om fælles dataansvarlighed (JDCA'er) og/eller aftaler indeholdende standardkontraktbestemmelser (SCC'er) med eksterne parter og tilknyttede virksomheder i henhold til relevans.

7. Lagringsperiode

Personoplysninger, som indsamles af Universal Robots, vil blive behandlet og lagret i en tidsperiode, der er passende for det formål, som personoplysningerne er blevet indsamlet med. Universal Robots kan dog opbevare personoplysninger i en længere periode, såfremt Universal Robots har indhentet gyldigt samtykke dertil forud for behandlingen, og såfremt samtykket ikke tilbagetrækkes. Ydermere kan Universal Robots være pålagt at lagre personoplysningerne i en længere periode, når dette er påkrævet i forbindelse med overholdelsen af en juridisk forpligtelse eller for at fastslå, udøve eller forsvare et retskrav.

Når lagringsperioden udløber, slettes personoplysningerne. Retten til adgang, retten til sletning, retten til berigtigelse samt retten til dataportabilitet kan derfor ikke udøves efter lagringsperiodens udløb.

8. Datasikkerhed og brud på denne

Universal Robots træffer passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre uautoriseret adgang, videregivelse, ændring eller ødelæggelse af personoplysninger. Databehandlingen udføres ved hjælp af computere og/eller IT-aktiverede værktøjer, og den sker i henhold til organisatoriske procedurer og tilstande, som er strengt gældende for de indikerede formål. For at beskytte dine personoplysninger, vurderer vi løbende de risici, der kan opstå i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Vi er særligt opmærksomme på at beskytte dine personoplysninger mod diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme og datafortrolighed. For at undgå tab af personoplysninger, tager vi løbende backup af vores systemer, og vi gør brug at kryptering eller andre sikkerhedsforanstaltninger, når dette er nødvendigt. Endelig uddanner vi også vores ansatte i håndtering af personoplysninger.

I tilfælde af et brud på persondatasikkerheden, der indebærer en høj risiko for dine rettigheder, vil vi underrette dig om bruddet, så snart det er muligt under de givne omstændigheder. Med "et brud på persondatasikkerheden" menes der et brud på sikkerheden, der fører til utilsigtet eller ulovlig ødelæggelse, tab, ændringer samt uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger. Kort sagt opstår der er brud på persondatasikkerheden, når enhver personoplysning går tabt, ødelægges, beskadiges eller videregives uden behørig autorisation, eller hvis dataene gøres utilgængelige.

Hvis du oplever eller har mistanke om et brud på persondatasikkerheden, bedes du venligst informere databeskyttelsesteamet og vores juridiske afdeling omgående.

9. Enkeltpersoners rettigheder

Når det er juridisk påkrævet, skal Universal Robots informere enkeltpersoner om formålet med behandlingen af deres personoplysninger, retten til at få deres personoplysninger berigtiget, slettet eller blokeret samt identiteten på den virksomhed, der er ansvarlig for indsamlingen og behandlingen af deres personoplysninger. I alle andre tilfælde kan brugere tage kontakt til databeskyttelsesteamet for at afklare, hvilke rettigheder der er gældende for dem.

Enkeltpersoner har følgende rettigheder:

  • Tilbagetrækning af samtykke – retten til at tilbagetrække et tidligere givet samtykke til behandling af deres personlysninger til enhver tid.
  • Fremsættelse af indsigelse mod behandling af personoplysninger – retten til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvis en sådan behandling udføres på et andet lovgrundlag end samtykke. Yderligere oplysninger findes i det dertil dedikerede afsnit i denne fortrolighedspolitik.
  • Adgang til personoplysninger – retten til at få oplyst, hvorvidt personoplysninger behandles af Universal Robots, få videregivet oplysninger om visse aspekter af behandlingen samt få en kopi af de data, der behandles.
  • Bekræftelse og anmodning om berigtigelse – retten til at bekræfte korrektheden af deres personoplysninger og anmode om at få disse opdateret eller korrigeret.
  • Begrænsning af behandlingen af personoplysninger – retten til, under visse omstændigheder, at begrænse behandlingen af deres personoplysninger. I dette tilfælde vil Universal Robots ikke behandle de nævnte personoplysninger med noget andet formål end at lagre dem.
  • Sletning eller fjernelse af personoplysninger – retten til, under visse omstændigheder, at anmode Universal Robots om sletning af deres personoplysninger.
  • Overførsel af personoplysninger til en anden dataansvarlig – retten til, under visse omstændigheder, at få personoplysninger overført til en anden dataansvarlig uden hindringer.
  • Indgivelse af klage* –* retten til at indgive en klage til den ansvarlige databeskyttelsesmyndighed.

10. Uddannelse

For at forhindre enhver overtrædelse af gældende love, regulativer og virksomhedsstandarder, har Universal Robots etableret en formaliseret GDPR-uddannelse for sine medarbejdere i overensstemmelse med en uddannelsesplan for virksomheden. Uddannelse i beskyttelse af personoplysninger kan foregå via elektronisk kommunikation, webinarer eller ved personligt fremmøde, Alle ansatte uddannes i de grundlæggende GDPR-krav, og visse grupper modtager mere avanceret uddannelse i behandlingen af personoplysninger på baggrund af virksomhedsbehov.

11. Løbende revision og overvågning

Gennem en kombination af eksterne og interne kontroller, løbende revision og overvågning, søger Universal Robots at opretholde en sikker databehandling og forhindre datatab. I tilfælde af negative revisionsresultater skal den ansvarlige afdeling udarbejde en afdeling, der indeholder korrigerende og forebyggende handlinger til afbødning af risici og sikre, at de relevante procedurer og politikker er i overensstemmelse med gældende lovkrav, virksomhedsstandarder og denne fortrolighedspolitik.

12. Rapporteringsystem og kontaktoplysninger

I tilfælde af spørgsmål og/eller mulige brud på denne fortrolighedspolitik bedes du venligst kontakte databeskyttelsesteamet på:

Universal Robots A/S
Energivej 25
5260 Odense S
Danmark

Telefon: +45 89 93 89 89 (bed om at tale med den juridiske afdeling)
E-mail: dataprotection@universal-robots.com

Enhver anmodning kan indgives gratis og vil blive behandlet hurtigst muligt og altid inden for én (1) måned eller tidligere, hvis dette kræves i henhold til gældende lov.

13. Ændringer i denne fortrolighedspolitik

Universal Robots forbeholder sig retten til at ændre denne fortrolighedspolitik. Den seneste udgave vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside, og vi anbefaler på det kraftigste, at du løbende holder øje med og holder dig opdateret om vores fortrolighedspolitik.

Version 1.2 - August 2020

Lokalkontor
  • Universal Robots A/S
  • Energivej 25
  • DK-5260 Odense S
(+45) 89 93 89 89
ur.ne@universal-robots.com